ГОКУ Государственный архив Мурманской области

Уважаемые коллеги!

Приказом Федерального архивного агентства (Росархив) от 20.12.2019 № 236 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Перечень). В силу Перечень вступил 18 февраля 2020 г.  Одновременно приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964 был признан утратившим силу приказ Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, должны применяться ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу данного приказа. Кроме этого, в номенклатуры дел организаций, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказа Росархива об утверждении Перечня, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

В качестве методической помощи муниципальным архивам и организациям - источникам комплектования, сотрудниками Государственного архива Мурманской области был проведен анализ нового перечня. Особое внимание было уделено статьям Перечня, в которых сроки хранения претерпели изменения. Предлагаем ознакомиться с указанным анализом Перечня.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкция по его применению

Приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 20.12.2019 № 236 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее по тексту будем использовать сокращение - Перечень - 2020). Он был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.02.2020 № 57449 

Возникали вопросы о преамбуле, поскольку она фактически отсутствовала в том документе, который первоначально был опубликован.

Однако, через неделю после введения в действие Перечня был опубликован приказ Росархива об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 2019; зарегистрирована в Министерстве юстиций Российской Федерации от 13.02.2020 № 57488) .

Отдельная инструкция, которая при этом еще и зарегистрирована в минюсте России и таким образом, являющаяся обязательной к исполнению, является новшеством. Такого в принципе еще не было.

Обратите внимание, что предыдущий Перечень был утвержден Министерство культуры Российской Федерации. Поэтому, Приказом Министерства культуры РФ от 17.12.2019  N 1964 "О признании утратившими силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и внесенного в него изменения" действие предыдущей редакции Перечня признается утратившей силу.

Итак, что нам говорит инструкция:

В Инструкции отмечено, что установленные перечнем сроки временного хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается .

Даны разъяснения некоторых используемых в Перечне обозначений. Так, например, срок хранения "Постоянно" для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

-       срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

-       срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

-       по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

-       документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Снижение установленных сроков хранения запрещено ( 5-7).

Форма перечня осталась прежней, привычной нам в работе. Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация), в графе N 2 приведены наименования видов документов, в графе N 3 указаны сроки хранения документов, в графе N 4 приведены примечания к статьям (при наличии). Статьи Перечня, в основном, имеют обобщенные формулировки, такие как "документы", "переписка", "дела". При использовании обобщенных формулировок в скобках раскрываются наименования основных видов документов по данному вопросу. В ряде статей Перечня указаны отдельные виды документов, такие как "приказы", "решения", "планы", "отчеты", "протоколы", "договоры".

Примечания к статьям Перечня комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

Структура Перечня. Обратимся к раздаточному материалу. В перечне сохранены так же 12 разделов, сохранен функциональный принцип построения перечня. Однако он дополнен, расширен, укомплектован.

Раздел 12 о работы профсоюзных организаций исключен. Раздел бухгалтерский учет и отчетность разделен на подразделы, В разделе Планирование деятельности появился новый раздел по отчетности и проведению государственных закупок, в разделе «Кадровое обеспечение» - подраздел антикоррупционная деятельность. Отдельно выделен подраздел об обеспечении безопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

В целом ярко просматривается тенденция к уменьшению перечня. Так Перечень 2000 содержал 523 статьи, Перечень 2010 - 1007 статей, Перечень 2020 - 657 статей.

Перечень 2020 имеет условно новых более 170 статей (под условно новыми я понимаю статьи, которых точно не содержал Перечень 2010, так и статьи, формулировка которых была значительно изменена, и тем самым может быть использована для определения срока хранения более широкого или узкого пласта документов).

В более чем 100 статях был уменьшен срок хранения, из них более чем 50 - уменьшен со срока хранения «постоянно» до временных сроков хранения. В более чем 50 статьях было убрано «ЭПК» из срока хранения, тем самым исключена возможность при экспертизе ценности отобрать документы к постоянному хранению.

При сокращении Перечня «пострадала» в первую очередь переписка, статей с этим видом документов сократились в разы, осталась одна две статьи в каждом разделе. При подготовке данного сообщения и составлении таблиц, я как работник имеющий опыт работы с организациями в большинстве управленческого профиля, со многими статьями даже и не была знакома. Возможно, при работе с учреждениями негосударственной формы собственности они использовались, но в большинстве своем именно эти статьи и не вошли в новый перечень.

Из перечня пропало большое количество примечаний, использованных нами достаточно часто. Но при этом большое количество документов дополнено новым примечанием.

Во многих статьях изменен принцип формирования документов. Например, привычная нам градация - «а. по месту утверждения; б. в других организациях» заменена на «а. по месте утверждения; б. по месту разработки». Так же были пересмотрены периодичность практически всех видов отчетов и остались у нас только годовая и промежуточная.

Некоторые статьи появляются как самостоятельные, хотя в Перечне 2010 сроки хранения для таких документов определялся по примечанию. Таких документов не много, но сам факт присутствует.

Однако, что хотелось бы сказать при таком достаточно беглом обзоре. Перечень стал достаточно структурированным. Статьи собраны по логике и тематике. Например, должностные инструкции и приказы по личному составу собраны в раздел 8, документы по охране из раздела административно-хозяйственные вопросы в отдельный самостоятельный раздел.

Далее я хотела бы перейти к обзору изменений в сроках и формулировках статей Перечня 2020 наиболее востребованных в нашей работе.

Обзор изменений документов по личному составу .

Новые статьи для документов по личному составу.

Обзор статей по документам основного делопроизводства.

В разделе «Управление и распоряжением имуществом» практически все статьи изменили сроки хранения с «Постоянно» до «Ло ликвидации организации». Даже не знаю, куда относить категорию таких документов - к увеличению или снижению сроков хранения.

В разделе «Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осуществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов» формулировки статей и сроки хранения к ним приведены в соответствие с законодательством. Перечень отражает все виды формирующейся документации (аукцион, закупка, котировка).

Подводя итог своего сообщения, хотела бы сказать, что проведенный анализ был первоначальным. Предстоящая всем нам работа по переводу номенклатур дел на новый перечень достаточна сложна, и практическая работа может и, конечно, выявит кое - какие не состыковки.